Sommerfest planen: 6 Kriterien, die erfüllt sein sollten

Auch wenn der Frühling noch nicht so richtig Einzug gehalten hat, darf bereits jetzt an wärmere Tage gedacht werden. Vor allem, wenn es um die Planung und Organisation des betrieblichen Sommerfestes geht, ist es sogar besser, wenn einige grundlegende Fragen bereits jetzt geklärt werden. Welche das im Einzelnen sind und welche Kriterien bei Ihrem Sommerfest erfüllt sein sollten, erfahren Sie hier.

1. Konzept ausarbeiten

Am Anfang jeder Planung steht ein stimmiges Konzept. Natürlich können Sie auch einfach nur ein paar Bierzeltgarnituren aufstellen, jemanden am Grill abstellen und etwas Musik im Hintergrund laufen lassen. Da gehen die Ansprüche und Vorstellungen von Unternehmen zu Unternehmen teils weit auseinander. Konzept bedeutet in dem Fall eben, dass Sitzgelegenheiten sowie Snacks und Getränke organisiert werden.

Wenn es jedoch etwas mehr sein soll, können Sie sich ein passendes Thema oder ein Motto einfallen lassen, auf Wunsch auch kombiniert mit einem Dresscode. Der Fantasie sind da wahrlich keine Grenzen gesetzt und falls Sie selbst keine Lust haben, hier im Vorfeld kreativ zu werden, kann auch ein kleines Team aus Freiwilligen hiermit beordert werden.

Beliebte Konzepte sind jedenfalls:

• Strandfest mit Liegestühlen und Cocktails
• Grillfest im Vintage-Stil
• Internationales Buffet mit landestypischer Musik (besonders relevant für Betriebe, die eine Zweigstelle im Ausland haben oder generell bei kontinental oder global agierenden Unternehmen)

Sinn und Zweck eines Konzepts ist es, die Mitarbeitenden auf das Sommerfest einzustimmen. Wie aufwändig oder umfangreich das Ganze geplant ist, spielt hierbei keine Rolle.

2. Geeignete Location finden

Unternehmen mit großzügigem Außengelände oder Dachterrasse haben die Möglichkeit, eigene Flächen zu nutzen. Das spart Mietkosten und erleichtert die logistische Abstimmung. Sind jedoch keine geeigneten Räumlichkeiten oder Außenbereiche vorhanden oder reichen diese nicht für die Menge an Mitarbeitern aus, sollte die Suche nach einer geeigneten Location bereits so früh wie möglich erfolgen, da die Sommermonate immer sehr begehrt für Feierlichkeiten aller Art sind und daher nicht selten lange im Vorfeld ausgebucht sind.

Parks mit Eventgenehmigung, Strandbars, Eventhallen oder Gutshöfe bieten häufig den benötigten Platz sowie die Infrastruktur. Dabei sollte die Größe der Location stets an die Anzahl der eingeladenen Personen angepasst sein. Ungeachtet davon, auf welche Location die Wahl fällt, sie sollte für alle Mitarbeiter gut erreichbar und idealerweise barrierefrei zugänglich sein. Daneben müssen logischerweise auch sanitäre Bereiche vorhanden sein.

3. Zeitlichen Rahmen feststecken

Neben dem Datum Ihres Sommerfestes sollten Sie, oder hiermit beauftragte Mitarbeiter, ein Programm erarbeiten, das sowohl zeitlich als auch inhaltlich stimmig ist. Dies erleichtert auch eventuelle Absprachen mit externen Dienstleistern, wie z. B. einem Cateringservice.

Soll ein festes Programm stattfinden, ist eine strukturierte Planung unerlässlich. Mögliche Programmpunkte können eine Begrüßungsrede der Geschäftsleitung, eine Ehrung langjähriger Mitarbeitender, Teamspiele oder musikalische Beiträge sein. Auch ein gemeinsamer Start, etwa mit einem Aperitif, sollte bedacht werden.

Jeder Programmpunkt sollte mit einer realistischen Zeitangabe versehen werden, sodass der zeitliche Rahmen des Abends nicht gesprengt wird. Wichtig ist natürlich auch, dass trotz Programm auch genügend Freiraum für Gespräche und spontane Begegnungen möglich ist. Da Sommerfeste bevorzugt im Freien stattfinden, sollte auch ein alternatives Programm vorhanden sein, für den Fall, dass die Feier kurzfristig nach innen verlagert werden muss.

4. Für Essen und Trinken sorgen

Zu einer Feier gehört natürlich auch das leibliche Wohl. Aber wer kümmert sich drum? Bei kleinen Unternehmen mit überschaubarer Mitarbeiterzahl reicht es möglicherweise, wenn jeder etwas Kleines beisteuert. Bei größeren Unternehmen wird in der Regel ein Caterer engagiert, sodass niemand hungrig oder durstig nach Hause gehen muss.

Ein Cateringservice bietet natürlich auch den Vorteil, dass man lediglich die Anzahl der zu verköstigenden Personen sowie Zeit und Ort angeben muss. Solange das Kleingeld stimmt, ist dieser Punkt schnell abgehakt.

5. Technik und Beleuchtung

Auch wenn es im Sommer lange hell ist, bricht früher oder später die Nacht herein! Damit Stimmung und Atmosphäre auch dann noch gegeben ist, wenn die Sonne hinterm Horizont verschwunden ist, sollten Sie sich Gedanken um die Beleuchtung machen. Lichterketten, Strahler oder dekorative Lampions verleihen Ihrem Sommerfest ein stimmungsvolles Ambiente.

Mit Blick auf die Technik geht es vor allem um Musik, Präsentationen und Mikrofone. Einige Unternehmen können auf eigene Veranstaltungstechnik zurückgreifen, andere wiederum sind auf Mietangebote angewiesen – insbesondere bei größeren Events. Falls Sie hierfür keine eigenen Mitarbeiter abstellen möchten oder können, können auch hier professionelle Dienstleister zum Einsatz kommen.

6. Geschenke

Betriebsinterne Veranstaltungen gehen in der Regel auch immer mit einem Dank für besondere Leistungen oder erfolgreich abgeschlossene Projekte einher. Verpassen Sie es daher nicht, eine Kleinigkeit für Ihre Angestellten vorzubereiten. Dies können Goodie-Bags mit Werbegeschenken und anderen wertschätzenden Give-aways oder auch ein Gewinnspiel sein, bei dem es durchaus auch den ein oder anderen höherpreisigen Gewinn gibt.

Beliebt sind personalisierte Give-aways wie Trinkflaschen, mit dem Firmenlogo bedruckte Sonnenbrillen oder brauchbare Utensilien für den Geschäftsalltag oder den nächsten Urlaub. Auf www.loopper.de werden Sie in jedem Fall fündig.