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Kürzere Aufbewahrungsfristen nötig und möglich

Rechnungen, Buchungsbelege, Lohnkonten, Lagerbücher, Inventurlisten und so einiges mehr müssen Unternehmen zehn Jahre lang aufbewahren. Viele Betriebe mieten hierfür extra Lagerflächen an. Zur Archivierung digitaler Unterlagen werden sogar alte Rechner und Software künstlich in Betrieb gehalten. Lange Betriebsprüfungszeiten verlängern die Aufbewahrungsfrist noch. Nicht selten reichen die Prüfungen bis zu zehn Jahre zurück. Insgesamt kosten so die zu langen Aufbewahrungsfristen die Unternehmen einer Schätzung der Bundesregierung zufolge ca. 30 Milliarden Euro pro Jahr. Die Bundesregierung hat das erkannt. Das Thema wird zurzeit mit dem Jahressteuergesetz 2013 im Bundestag beraten.

Verkürzung spart vier Milliarden Euro
Am 14. Dezember 2011 beschloss das Bundeskabinett, die steuerlichen Aufbewahrungsfristen auf fünf Jahre zu verkürzen. Gemäß Bundesregierung könnten so immerhin fast vier Milliarden Euro an Bürokratiekosten pro Jahr eingespart werden. Doch die Bundesländer halten dagegen. Nun ist eine Verkürzung auf zunächst acht und später dann sieben Jahre im Gespräch. Die Länder fürchten ansonsten zu große Steuerausfälle.

Befristung auf fünf Jahre muss Ziel bleiben
Anders als noch im Jahr 1998 – damals wurden die Aufbewahrungsfristen von sechs auf zehn Jahre verlängert – kann sich die Finanzverwaltung spätestens ab dem Veranlagungsjahr 2013 bei ihren Prüfungen auf die E-Bilanzen der Unternehmen stützen. Darüber hinaus haben die Finanzämter längst elektronische Prüfungsverfahren entwickelt und dürfen auch im Rahmen des elektronischen Kontenabrufes die Konten der Unternehmen einsehen. So kann die Betriebsprüfung erheblich beschleunigt werden. Zusätzlich helfen dabei Risikomanagementsysteme, die es erlauben, die Prüfungen auf Schwerpunkte zu konzentrieren. Die so mögliche zeitliche Straffung würde rascher die dringend erforderliche Rechts- und Planungssicherheit mit sich bringen. Die meisten Firmen würden das begrüßen.

Schließlich wird noch ein weiteres Argument gegen eine Verkürzung angeführt: Die Länder hätten nicht genügend Betriebsprüfer. Angesichts der vorhandenen Produktivitätsreserven greift dieses Argument jedoch nicht. Auch sorgen kürzere Aufbewahrungsfristen nicht für zusätzlichen Prüfaufwand. Denn die Anzahl der Prüfungen ist davon unabhängig. Sie hängt in erster Linie von der Anzahl der Steuererklärungen pro Jahr ab. Außerdem würden kürzere Aufbewahrungsfristen nicht automatisch die Verjährungsfristen bei Steuerhinterziehungen verkürzen. Schnelle Betriebsprüfungen würden zudem in Deutschland zu entsprechend schnelleren Steuerfestsetzungen und Steuerzahlungen von geschätzten 20 Milliarden Euro pro Jahr führen.

Nein zu „flankierenden Maßnahmen“!
Die Finanzverwaltung setzt sich dennoch zur Wehr und reklamiert mögliche Steuerausfälle von bis zu drei Milliarden Euro jährlich. Diese wiederum dienen als Begründung für „flankierende Maßnahmen“. So sollen zum Beispiel bei einem nur leichtfertigen Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten Geldbußen festgesetzt werden, und das Finanzamt soll die Steuern sogar großzügig schätzen dürfen. Auch sind im Verfahren an verschiedenen Stellen Möglichkeiten zur Fristverlängerung durch das Finanzamt vorgesehen. Zusätzliche Kosten und Verfahrensunsicherheiten drohen. Viele, gerade mittelständische, Unternehmer werden sich angesichts dieser „Giftliste“ die Haare raufen!

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