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Grippewelle: Fast ein Viertel der Büroarbeiter muss jede Woche einen ausfallenden Kollegen vertreten

Saskia Stähle-Thamm | OTRS AG

OTRS Studie: Die größte Herausforderung besteht für eine temporäre Vertretung darin, an die nötigen Hintergrundinformationen zu kommen

Oberursel – Die Krankheitszeit ist in vollem Gange und Ausfallzeiten werden größer. Allein in der dritten Januarwoche registrierte das Robert Koch Institut über 2200 neue Fälle von Grippe in Deutschland. Laut Statista liegen die volkswirtschaftlichen Kosten aufgrund gesundheitsbedingter Ausfälle deutschlandweit im zweistelligen Milliardenbereich.

Wie eine Studie der OTRS Group (1) zeigt muss mehr als die Hälfte aller Mitarbeiter (51 Prozent) mehrmals im Monat die Arbeit für einen Kollegen, der nicht arbeitet, mit erledigen. Fast ein Viertel (23 Prozent) gibt sogar an, einen ausfallenden Mitarbeiter jede Woche vertreten zu müssen. In Brasilien sagen über 34 Prozent, jede Woche für einen Kollegen einspringen zu müssen, während es in Deutschland 21 Prozent und in den USA nur 14 Prozent sind.

Die größte Herausforderung bei der temporären Vertretung besteht für 37 Prozent der Befragten darin, die notwendigen Hintergrundinformationen zu finden. Danach folgt das Verstehen des Aufgabenstatus (34 Prozent) und das Wissen darüber, wen man kontaktieren muss, um die Aufgabe zu Ende bringen zu können (25 Prozent).

Auch das zusätzliche Zeitaufkommen für die Vertretung ist nicht unerheblich: 38 Prozent benötigen bei der Vertretung täglich mindestens eine zusätzliche Stunde, 11 Prozent sogar über zwei Stunden. 33 Prozent geben an, täglich eine halbe Stunde bis Stunde extra zu brauchen, wenn der Kollege nicht da ist.

„Krankheiten können nicht geplant werden. Aber was geplant werden kann, sind gute Vertretungsregelungen und eine transparente Kommunikation, und diese bereits im Vorfeld“, sagt André Mindermann, Co-Founder und CEO der OTRS AG. „Eine ausbleibende Antwort kann im digitalen Zeitalter große Folgen haben und unter Umständen sogar zum Verlust eines Kunden führen. Was sich anbietet, ist ein Cloud-basiertes Ticket-System. Hier werden alle Anfragen, Probleme und Kommunikationsabläufe und ihr aktueller Status transparent hinterlegt. Ein Vertreter muss sich also nicht erst in einen fremden E-Mail Account einloggen, um den letzten Vorgang einzusehen. So können Unternehmen ihre Risiken, die bei hohen Ausfallzeiten entstehen, minimieren.“

Weitere Informationen zu OTRS finden Sie hier.

Über die OTRS AG

Die OTRS AG ist der Hersteller und weltweit größte Dienstleister für die Service Management Suite OTRS, ausgezeichnet mit dem Gütesiegel SERVIEW CERTIFIED TOOL. Sie bietet Unternehmen aller Größen flexible Lösungen zum Prozess- und Kommunikationsmanagement, um Zeit und Geld zu sparen. Zu ihren Kunden zählen unter anderem Lufthansa, Airbus, IBM, Porsche, Siemens, Bayer Pharma AG, BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik), Max-Planck-Institut, Toyota, Huawei, Hapag Lloyd und Banco do Brazil (Bank of Brazil). Mehr als 170.000 Unternehmen weltweit nutzen OTRS, darunter über 40 Prozent der DAX 30-Unternehmen. OTRS ist in 38 Sprachen verfügbar. Das Unternehmen besteht aus der OTRS AG und ihren sechs Töchtern OTRS Inc. (USA), OTRS S.A. de C.V. (Mexiko), OTRS ASIA Pte. Ltd. (Singapur), OTRS Asia Ltd. (Hongkong), OTRS Do Brasil Soluções Ltda. (Brasilien) und OTRS Magyarország Kft. (Ungarn). Die OTRS AG ist im Basic Board der Frankfurter Wertpapierbörse gelistet. Weitere Informationen unter: www.otrs.com

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