Keine Verwaltungsdigitalisierung ohne moderne Register

Stockende Digitalisierung

Häufig müssen Unternehmen und Bürger bei behördlichen Angelegenheiten ihre Daten und Nachweise bei jedem Vorgang immer wieder neu zur Verfügung stellen. Das kostet Zeit und Geld. Moderne Register nach dem Once-only-Prinzip sind hier eine wichtige Lösung. Sie ermöglichen es, digitale Daten sowohl zwischen den Registern als auch zwischen Registern und Online-Antragsportalen auszutauschen. Somit können analoge Schritte, etwa das Vorlegen und Prüfen von physischen Urkunden, künftig entfallen.

Moderne Register bilden das Fundament für digitale und automatisierte Verwaltungsprozesse. In seinem Gutachten aus dem Jahr 2017 geht der Normenkontrollrat davon aus, dass durch die Anbindung von Registern an digitale Verwaltungsleistungen Unternehmen eine Milliarde Euro jährlich für Interaktionen mit Behörden sparen könnten – das wäre mehr als die Hälfte der bisherigen Kosten. Auch die Verwaltungen selbst würden davon profitieren: Der administrative Aufwand könnte sich pro Jahr um fast 60 Prozent reduzieren, wenn einfache Tätigkeiten wie das Übertragen und Prüfen von Daten wegfallen würden.

Keine gemeinsame rechtliche Grundlage und …

Während in anderen Ländern die Registermodernisierung ganzheitlich angegangen wurde, hat sich Deutschland für eine Zweiteilung der gesetzlichen Grundlagen entschieden: das Registermodernisierungsgesetz (RegModG) für die Datenübertragung natürlicher Personen und das Unternehmensbasisdatenregistergesetz (UBRegG) für Unternehmensdaten beziehungsweise für wirtschaftlich Tätige. Beide Gesetze sind 2021 in Kraft getreten.

… keine stringente Projektsteuerung sowie …

Bei der Umsetzung des RegModG teilen sich das Bundesministerium des Innern und für Heimat sowie die vier Ländern Baden-Württemberg, Nordrhein-Westfalen, Bayern und Hamburg die Gesamtsteuerung. Das Bundesverwaltungsamt entwickelt die Infrastruktur zur Vernetzung der Register mit den Basisdaten. Für diese Daten ist wiederum das Bundeszentralamt für Steuern verantwortlich. Zusätzlich entwickelt das Land Bremen das Datenschutzcockpit zur Lösung datenschutzrechtlicher Fragestellungen. Das UBRegG für wirtschaftlich Tätige hingegen wird durch das Statistische Bundesamt unter Federführung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz implementiert.
 
Nach dem aktuellen Kenntnisstand ist eine dringend erforderliche Verzahnung zwischen den Projektsträngen nicht vorgesehen. Das RegModG soll bis 2028 umgesetzt werden, das UBRegG bis 2024. Zusammenfassend zeigt sich die operative Gesetzumsetzung als kompliziert und unübersichtlich, auch weil zu viele Akteure daran beteiligt sind.

… keine Lösung für föderale Herausforderungen

Auch wenn es immer noch keine Übersicht über alle bestehenden Register gibt, ist erkennbar, dass sich die Mehrzahl bei den 11.000 Kommunen befindet. Bevor der Digitalisierungsprozess beginnt, wäre daher eine Konsolidierung der Registerlandschaft erforderlich.

EU-weiter Datenaustausch – Frist nicht zu halten

Die europäische Single Digital Gateway-Verordnung (SDG) verpflichtet seit 2018 EU-Mitgliedstaaten bis Dezember 2023 Nachweise für eine Reihe von Verwaltungsleistungen gemäß dem Once-only-Prinzip grenzüberschreitend auszutauschen. Bis dahin müssten zumindest einige nationale Register an die europäische Infrastruktur angeschlossen und Daten-Abrufe aus diesen ermöglicht werden. Diese Vorgabe wird den aktuellen Projektplanungen zufolge sicher nicht mehr einzuhalten sein.

Priorisieren, rechtliche und projekttechnische Herausforderungen lösen 

Die Registermodernisierung muss eine stärkere politische Priorisierung erfahren. Dafür müssen Bund und Länder (verfassungs-)rechtlich den Föderalismus so modernisieren, dass eine sinnvolle Projektgestaltung überhaupt erst ermöglicht wird.
 
Beide Projektstränge – also die Umsetzung des RegModG und des UBRegG – benötigen ein professionelles Multi-Projektmanagement mit dazu qualifiziertem Personal in einer leistungsfähigen Organisationsstruktur. Vier Länder und ein Bundesministerium als gemeinsame Federführer – das kann schwerlich funktionieren. Sinnvoller wäre eine gemeinsame Stelle, die das Gesamtprojekt steuert und gleichzeitig die Teilprojekte miteinander verzahnt – allein schon, weil es zahlreiche Mischregister gibt, die sowohl personen- als auch unternehmensbezogene Daten beinhalten. Das gilt etwa für das Verzeichnis der Ausbildungsverhältnisse, welches sowohl die IHKs als auch andere zuständige Stellen der Berufsausbildung bearbeiten. Auch die Ressourcenknappheit bei den umsetzenden Behörden von Bund und Ländern, aber insbesondere von den Kommunen macht dies erforderlich.
 
Über ihren Status und ihr Vorgehen sollten die beiden Projektstränge transparent, öffentlich und nachvollziehbar kommunizieren – hier sind Dokumentationen auf kollaborativen Plattformen wie Wikis und die offene Einsehbarkeit des Software-Codes in Repositories geeignetere Kommunikationsmittel als Power Points und PDFs per E-Mail. Auf einer derart gestärkten Informationsbasis können die Verantwortlichen auch relevantes Feedback aller Stakeholder einholen, um die Projekte insgesamt zu verbessern.
 
Das lang angekündigte Änderungsgesetz für das Onlinezugangsgesetz (OZG) und das E-Government-Gesetz, welches das Bundeskabinett demnächst verabschiedet, hätte eine Chance geboten, die Weichen nochmal neu zu stellen. Aber ein umfassender Ansatz für eine Verwaltungsdigitalisierung lässt sich hier nicht erkennen. Auch die Registermodernisierung kommt in dem Änderungsgesetz so gut wie gar nicht vor. Ein großer Wurf bleibt aber notwendig, wenn die Modernisierung gelingen soll.